Vedúci krúžku strávi najviac času vecami, ktoré nie sú krúžok.
Prepisovanie prihlášok, hľadanie kontaktov, telefonáty, chodenie do centra kvôli jednému zápisu. Toto sú situácie, ktoré nám vedúci sami popisovali – a čo s nimi robí portál.
Vyskúšať portál ako vedúci Chcem cenovú ponuku Spojiť nás s riaditeľom
- Zbiera papierové prihlášky a prepisuje ich
- Hľadá kontakty na rodičov v troch zoznamoch
- Odpovedá na súkromnom mobile večer
- Zakladá krúžok každý rok odznova
- Musí do centra, aby niečo zapísal
- Zoznam prihlásených sa naplní sám z prihlášok
- Oznam všetkým rodičom jedným tlačidlom
- Kontakt rodiča nikdy neopustí systém
- Krúžok duplikuje z minulého roka
- Všetko z mobilu, aj z telocvične
Situácie z praxe vedúceho krúžku
Každá situácia má vlastný odkaz. Ak vás nejaká trafí, pošlite ju riaditeľovi – príde mu presne tá jedna, nie celý web.
„Rodičia mi píšu na súkromný mobil o desiatej večer.“
Rodičia majú vaše číslo, lebo inak sa k vám nedostanú. Keď treba napísať všetkým naraz, hľadáte kontakty v prihláškach, v súbore od kolegyne a v starých správach.
Keď odídete z centra, kontakty odchádzajú s vami.
V portáli máte zoznam prihlásených detí svojho krúžku. Jednému rodičovi napišete tlačidlom pri mene, všetkým naraz hromadným oznamom.
E-mailové adresy nevidíte a rodičia nevidia jeden druhého. Odoslané oznamy zostávajú v histórii krúžku.
Kontakt na rodiča nikdy neopustí systém a váš súkromný mobil zostane súkromný.
„Prihlášky zbieram v papieri a potom ich prepisujem.“
Rodič vytlačí, vyplní, podpíše, pošle po dieťati. Niečo sa stratí, niečo príde nečitateľné, niečo bez podpisu. Potom to niekto prepisuje do excelu.
Rodič vyplní prihlášku na webe z mobilu, podpíše ju prstom a odošle. Systém vygeneruje PDF s podpisom, pošle ho rodičovi aj do centra a dieťa sa objaví v zozname krúžku.
Rodič si môže vybrať až tri krúžky naraz, v jednej prihláške.
Žiadne prepisovanie. Prihláška je od začiatku v systéme aj ako podpísané PDF.
„Ten istý krúžok zakladám každý rok odznova.“
Každý august znova píšete ten istý popis, tú istú cieľovú skupinu, ten istý poplatok. Alebo čakáte, kým to za vás niekto prepíše.
Kliknete na duplikovanie minuloročného krúžku. Všetko sa predvyplní, zmení sa len školský rok. Zoznam detí začína prázdny a prihlasovanie je predvolene zatvorené, aby ste stihli doladiť detaily.
Príprava krúžku na nový rok je práca na dve minúty, nie na večer.
„Mám plno, ale rodičia sa stále hlásia.“
Napíšete kolegyni, aby to niekde na webe zmenila. Kým sa to stane, príde ešte päť prihlášok, ktoré treba odmietnuť telefonicky.
V portáli prepnete stav krúžku na Zatvorené alebo Naplnené. Krúžok okamžite zmizne z prihlasovacieho formulára a v katalógu sa zobrazí so štítkom, že prihlasovanie je uzavreté.
Kapacitu si riadite sami, bez čakania na niekoho iného.
„Neviem, kto mi na krúžok reálne chodí.“
Zoznam z prihlášok je jedna vec, realita druhá. Niekoľko detí pribudlo cez rok, jedno prestalo chodiť, jedno prihlásila babka telefonicky.
V zozname prihlásených žiakov vidíte meno, ročník a školu, rodiča, stav a zdroj záznamu. Prihlášku prijmete alebo odmietnete. Dieťa, ktoré pribudlo počas roka, zapíšete ručne aj s kontaktom na rodiča a záznam sa označí ako ručný.
Jeden zoznam, ktorý sedí s realitou a dá sa vyexportovať.
„Som externý vedúci, do systému centra ma nikto nepustí.“
Ako externý tréner alebo lektor nemáte prístup do ničoho. Všetko ide cez kolegynču v centre: zoznamy, oznamy, zmeny termínov. Keď je na dovolenke, státe.
Dostanete vlastný účet vedúceho krúžku. Vidíte výhradne krúžky, kde ste priradený ako vedúci – nič iné z centra sa vám nezobrazí. Žiadne technické oprávnenia, žiadny prístup do nastavení webu.
Externý vedúci má rovnakú samostatnosť ako interný, bez rizika pre osobné údaje ostatných.
„Aby som niečo zapísal, musím ísť do centra k počítaču.“
Krúžok vedíte v telocvični, v klubovni alebo na inej škole. Administratíva sa robí inde a inokedy, obvykle večer doma.
Portál otvoríte v prehliadači v mobile. Prihlásenie, zoznam detí, oznam rodičom, nahratie plagátu – všetko funguje na telefóne bez inštalovania aplikácie.
Zapisujete vtedy, keď sa to stalo, nie keď sa dostanete k počítaču.
„Prihlášky na tábor prepisujem z papiera do excelu a kapacitu strážim v hlave.“
Rodič si stiahne prihlášku, vytlačí ju, vyplní a prinesie. Vy ju prepíšete do tabuľky aj so zdravotnými údajmi, alergiami a tým, kto smie dieťa vyzdvihnúť.
Že je turnus plný, zistíte až pri počítaní. Niekoľko rodičov potom musíte odmietnuť telefonicky.
Prihlasovanie na tábor ide rovnakou cestou ako na krúžky: rodič vyplní prihlášku z mobilu, podpíše ju prstom, systém vygeneruje PDF a dieťa sa objaví v zozname turnusu – aj so zdravotnými údajmi, alergiami a tým, kto ho smie vyzdvihnúť.
Kapacita sa stráži sama. Keď je turnus plný, prihlasovanie sa zavrie a rodič to vidí okamžite; ak to zapnete, zapíše sa ako náhradník.
Žiadne prepisovanie a počet voľných miest v turnuse je vždy aktuálny, nie odhadnutý.
„Rodičia mi ospravedlňujú deti esemeskou a ja si to píšem na papierik.“
Jeden rodič napiše, druhý zavolá, tretí to odkáže cez dieťa. Papierovú ospravedlnenku prinesie o týdeň, ak vôbec.
Keď sa potom niekto pýta, prečo dieťa nechodilo, nemáte v ruke nič.
Rodič vyplní ospravedlnenku na webe centra – bez účtu a bez hesla, overuje sa e-mailom z prihlášky. Vy ju máte v portáli pri dieťati a pri krúžku svieti štítok s počtom nových.
Ospravedlnenka je hotový PDF dokument s podpisom zákonného zástupcu a zostáva pri žiakovi. Jedným kliknutím ju označíte ako videnú.
Neúčasť je zapísaná, podpísaná a dohľadateľná – bez jediného papierika a bez esemesiek o desiatej večer.
„Okresné kolo olympiády organizujem každý rok odznova.“
Propozície prepíšete, prihlášky od škôl vyzbierate z e-mailov, prezenčnú listinu napíšete v exceli a výsledky posílate do škôl po jednom.
O rok sa to zopakuje s tým istým obsahom a tým istým množstvom práce.
Tlačidlo Nový ročník skopíruje minuloročné podujatie s celou štruktúrou – typ, oblasť, kategórie, kontakt. Školy sa prihlásia online so zoznamom žiakov, prezenčnú listinu vytlačíte po kategóriách a výsledková tabuľka sa predvyplní z prihlásených súťažiacich.
Výsledkovú listinu portál vygeneruje v PDF s hlavičkou centra a zverejní na webe spolu s fotogalériou. Postupujúcich označíte zaškrtnutím.
Z organizácie súťaže zostane to, čo je na nej odborné. Administratíva sa skopíruje z minulého roka.
„Som chorá a môj krúžok nemá kto prevziať.“
Keď ste PN alebo na dovolenke, kolega nemá ako zistiť, kto na krúžok chodí a ako oznámiť rodičom, že sa nekoná. Volá sa a píše sa krížom-krážom.
Pripravujeme zastupovanie: riaditeľ alebo vedúci dá kolegovi dočasný prístup ku konkrétnemu krúžku. Zástup vidí zoznam, môže poslať oznam rodičom a po návrate sa prístup vráti do pôvodného stavu.
Keď vypadnete, krúžok neostane bez informácií a rodičia sa dozvedia, čo je.
Vyskúšajte si to sami. Bez registrácie, bez telefonátu.
Postavili sme vzorové centrum CVČ Podpolianske. Neexistuje, všetky deti, krúžky aj platby sú vymyslené. Preto tam môžete robiť čokoľvek: podať prihlášku za dieťa, prijať ju ako vedúci, označiť platbu ako hospodárka.
Do portálu vstúpite jedným klikom v roli, ktorá je vaša. Dáta sa každú noc obnovia, takže nič nepokazíte.
Otvorí sa test.cvcportal.sk v novom okne.
Ako to vidí rodič
Verejný katalóg krúžkov s filtrami podľa oblasti a prihláška, ktorú môžete naozaj odoslať aj s podpisom prstom. Príde vám PDF, presne ako rodičovi.
Ako to vidí vedúci krúžku
Svoje krúžky, prihlásené deti, prezenčka, rozvrh a oznamy rodičom. Nič iné z centra sa mu nezobrazí.
Ako to vidí riaditeľ
Prehľad celého centra: všetky krúžky, počty detí, naplnenosť, čo sa deje dnes, výkazy a PDF dokumenty.
Ako to vidí hospodárka
Platby a vzdelávacie poukazy, označenie úhrady, export podkladov do CSV.
Zdržuje vás niečo, čo tu nie je?
Situácie na tejto stránke sme nevymysleli. Povedali nám ich vedúci krúžkov. Ak vás zdržuje niečo, čo tu nie je, napíšte nám to – z podnetov robíme ďalšie funkcie.
Trvá to dve minúty a dá sa to poslať aj anonymne.
Čo vedúci krúžku v portáli reálne má
Prehľad mojich krúžkovFunguje dnes
Po prihlásení vidíte výhradne krúžky, kde ste vedúci. Nič iné z centra sa vám nezobrazí.
Prihlásení žiaciFunguje dnes
Meno, ročník a škola, rodič, stav a zdroj záznamu. Kontakt na rodiča je skrytý – správu pošlete tlačidlom.
Oznamy rodičomFunguje dnes
Jednotlivému rodičovi aj všetkým naraz. Adresy zostávajú skryté, odoslané oznamy máte v histórii.
Prepínač prihlasovaniaFunguje dnes
Otvorené, zatvorené alebo naplnené. Zmena sa okamžite prejaví vo formulári aj v katalógu pre rodičov.
Založenie a duplikovanie krúžkuFunguje dnes
Nový krúžok alebo kópia minuloročného s predvyplnenými údajmi. Zoznam detí začína prázdny.
Ručný zápis dieťaťaFunguje dnes
Dieťa, ktoré pribudlo počas roka, dopíšete aj s kontaktom na rodiča. Záznam sa označí ako ručný.
Plagát krúžkuFunguje dnes
Nahráte obrázok alebo PDF, systém z neho urobí náhľad. Plagát sa objaví pri krúžku v katalógu.
Fotogalérie a článkyFunguje dnes
Výsledky súťaže alebo fotky z výletu pridáte sami, v režime koncept a zverejnené.
Zastupovanie počas neprítomnostiPripravujeme
Dočasný prístup kolegu ku krúžku a možnosť informovať rodičov, že sa krúžok nekoná.
Prihlasovanie na táboryFunguje dnes
Prihláška na turnus s podpisom rodiča a automatickým PDF. Zdravotné údaje, alergie a súhlasy na jednom mieste, kapacita turnusu sa stráži sama.
Elektronická ospravedlnenkaFunguje dnes
Rodič ospravedlní neúčasť dieťaťa online, vy to vidíte pri dieťati aj ako štítok pri krúžku.
Podujatia a súťažeFunguje dnes
Olympiády a akcie s prihlasovaním škôl, prezenčnou listinou, výsledkami a tlačidlom Nový ročník.
Toto by u nás pomohlo. Čo teraz?
Nemusíte nič rozhodovať. Stačí poslať odkaz svojmu riaditeľovi alebo nám dať vedieť a spojíme sa s vedením centra sami. Cenu robíme podľa rozpočtu centra.
Alebo rovno zavolajte
Ozve sa Tomáš Fecko. Pokojne aj s otázkou, ktorá sa vám zdá hlúpa.
+421 910 395 333tomas@fitmedia.sk
FITmedia, s. r. o. – profesionálna správa webových sídiel z Podpoľania.