Web centra nie je vizitka. Je to zákonná povinnosť aj náborový nástroj.
Centrum voľného času je povinná osoba. Zverejňuje objednávky, faktúry a ďalšie dokumenty v termínoch, ktoré určuje zákon. A zároveň musí rodičovi na mobile za desať sekúnd povedať, či máte voľné miesto v tanci.
- Dokumenty ako neprehl'.'adná kopa PDF súborov
- Rozvrh sa na mobile nedá prečítať
- Zmenu obsahu musí urobiť jediný človek v centre
- Dizajn a štruktúra sa nedajú zmeniť
- Centrum vyzerá rovnako ako škola, ktorú nie je
- Register zmlúv, objednávok a faktúr s vyhľadávaním
- Katalóg krúžkov, ktorý funguje na mobile
- Obsah pridávajú aj vedúci krúžkov, každý svoj
- Vlastná identita centra, nie šablóna školy
- Aktualizácie a bezpečnosť riešime my počas celého roka
Situácie okolo webu a zákona
„Faktúru musím zverejniť do tridsiatich dní a neviem, či sme to stihli.“
Objednávky a faktúry sa nahrávajú ako jednotlivé PDF súbory do zoznamu, ktorý rastie. Kontrola, či je niečo zverejnené, znamená prechádzať to očami.
Pripravujeme jednotnú evidenciu zverejňovania: jeden formulár, v ktorom vyberiete druh – zmluva, objednávka, faktúra – a doplnia sa presne tie polia, ktoré zákon vyžaduje. Zmluvy len odkazujú na Centrálny register zmlúv, aby nevznikala duplicita.
Verejný archív sa filtruje podľa druhu a roka a dá sa v ňom hľadať podľa dodávateľa.
Zverejňovanie prestane byť kopa PDF a začne byť evidencia, v ktorej sa dá skontrolovať termín.
„Máme všetko na EduPage, lebo to má škola v licencii.“
Centrum vyzerá ako podstránka školy. Štruktúra sa nedá zmeniť, obsah pridáva jediný človek a rodič nemá kde jednoducho nájsť aktuálnu ponúku krúžkov.
Nový web postavíme na WordPresse, obsah zo starého webu prenesieme a staré adresy presmerujeme, aby sa nestratili odkazy ani pozícia vo vyhľadávaní. Prechod nerobíte vy, robíme ho my.
EduPage vám môže zostať na to, na čo ho reálne používate. Nemusíte nič rušiť zo dňa na deň.
Centrum má vlastnú identitu a obsah, ktorý si vie spravovať samo.
„Prihlášky obsahujú osobné údaje detí. Kto za to zodpovedá?“
Údaje sú v papieri, v exceloch a v e-mailoch. Kto ich má a ako dlho, sa dá zistiť len ťažko.
Centrum je prevádzkovateľ, my sprostredkovateľ – vzťah má písomnú zmluvu o spracovaní osobných údajov podľa článku 28 GDPR. Šifrované spojenie, zabezpečený hosting, pravidelné aktualizácie a oprávnenia podľa roly sú súčasťou služby.
Na otázku kontroly viete odpovedať dokumentom, nie odhadom.
„Dostaneme nový web a o rok ho nebude mať kto aktualizovať.“
Web urobil známy alebo predchádzajúci kolega. Dnes k nemu nikto nemá prístup, beží na starej verzii a nikto sa ho neodváži dotknúť.
Technickú prevádzku zabezpečujeme my v rámci ročnej správy: aktualizácie systému a doplnkov, zálohy, monitoring a opravy existujúcej funkčnosti. Reakčné časy máme dané zmluvne – kritický výpadok alebo nefunkčná prihláška do nasledujúceho pracovného dňa.
Web nezastará a nezávisí od jedného človeka, ktorý raz odide.
Čo je súčasťou ročnej správy
Aby bolo jasné, čo sa neplatí zvlášť a čo áno.
Prevádzka a hostingFunguje dnes
Webhosting, SSL certifikát, správa DNS a technická správa domény.
Aktualizácie a zálohyFunguje dnes
Pravidelné aktualizácie systému, témy a doplnkov, kontrola záloh a bezpečnostný monitoring.
Opravy existujúcej funkčnostiFunguje dnes
Technické chyby webu, nefunkčné formuláre a problémy po aktualizáciách sa nefakturujú zvlášť.
Prevádzka systému prihlášokFunguje dnes
Formuláre, generovanie PDF, elektronický podpis, evidencia prijatých prihlášok a prístupy poverených pracovníkov.
Dohodnuté reakčné časyFunguje dnes
Kritický výpadok alebo nemožnosť podať prihlášku do nasledujúceho pracovného dňa, čiastočné obmedzenie do troch pracovných dní.
Ročná aktualizácia pred sezónouFunguje dnes
Pred augustom a septembrom spoločne prejdeme krúžky, kapacity, ceny a termíny.
Nové funkcie a zmeny štruktúry
Nie sú súčasťou paušálu. Riešia sa po dohode a fakturujú podľa skutočne odpracovaného času.
Začnime tým, čo vás páli najviac
Nemusíte robiť všetko naraz. Veľa centier začína elektronickou prihláškou a portálom vedúcich, web rieši v druhom kroku. Ide to aj naopak.
Alebo rovno zavolajte
Povieme vám rovno, či sa to u vás oplatí a v akom poradí.
+421 910 395 333tomas@fitmedia.sk
FITmedia, s. r. o. – profesionálna správa webových sídiel z Podpoľania.