Poukazy a platby bez prepisovania z papierov.
Prehľad o centre nemá závisieť od toho, kto včas odovzdal zoznam.
Riaditeľ, hospodárka a ekonómka pracujú s tými istými údajmi ako vedúci krúžkov – len ich vidia celé a naraz. Bez zbierania po e-mailoch.
Vyskúšať portál ako riaditeľ Vyskúšať portál ako hospodárka Chcem cenovú ponuku Spojiť nás s riaditeľom
- Číslo pre zriaďovateľa sa zbiera týždeň
- Prihlášky sú v šanóne aj v troch exceloch
- Poukazy sa evidujú v zošite
- Platby sa párujú ručne z výpisu
- Správa o činnosti sa píše v júni od nuly
- Riaditeľský prehľad všetkých krúžkov na jednej obrazovke
- PDF prihláška pri každom žiakovi na stiahnutie
- Evidencia poukazov pri konkrétnom dieťati
- Evidencia platieb v tom istom zozname
- Podklady k činnosti vznikajú priebežne počas roka
Situácie z praxe vedenia centra
Každá má vlastný odkaz. Ak niekoľko z nich sedí na vaše centrum, pošlite ich ďalej – napíklad ekonómke alebo zriaďovateľovi.
„Zriaďovateľ sa pýta, koľko detí máme. Zbieram to od vedúcich týzdeň.“
Každý vedúci si vedie zoznam po svojom. Niekoľko ich odovzdá neskoro, jeden dvakrát, jeden v inom formáte. Číslo, ktoré nakoniec pošlete, je odhad.
Riaditeľský prehľad je tabuľka všetkých krúžkov: stav prihlasovania, vedúci, počet prihlásených a celkový súčet. Z ktoréhokoľvek riadku sa prekliknete do správy daného krúžku.
Číslo pre zriaďovateľa máte okamžite a je aktuálne k dnešnému dňu.
„Rodič chce kópiu prihlášky. Hľadám ju v šanóne.“
Podpísaná prihláška existuje raz, v papieri, niekde v skrini. Keď treba dokladať súhlas alebo údaj, hľadá sa ručne.
Ku každému žiakovi v portáli je tlačidlo na stiahnutie podanej prihlášky vo formáte PDF, vrátane podpisu zákonného zástupcu a zoznamu vybraných krúžkov.
Doklad je dostupný za dve sekundy a nikdy sa nestratí.
„Vzdelávacie poukazy zbieram po chodbách a prepisujem do excelu.“
Poukaz prinesie raz dieťa, raz rodič, raz vedúci. Eviduje sa v zošite, potom v exceli, potom sa hľadá, kto ho odovzdal a kto ešte nie.
Poukaz sa eviduje priamo pri dieťati a krúžku, v dvoch stavoch: sľúbený a reálne prijatý. Rozdiel medzi nimi vidíte ako jedno číslo proti druhému, nie po sčítaní stohu.
Rodičom, ktorí poukaz sľúbili a nedoniesli, pošlete predvyplnenú prosbu o doručenie jedným kliknutím z toho istého zoznamu.
Eviduje sa raz, na jednom mieste, a dá sa z toho urobiť podklad.
„Platby párujem ručne z bankového výpisu.“
Výpis na jednej strane, zoznam detí na druhej. Variabilný symbol chyba alebo je zlý. Vedúci sa pýta, kto zaplatil, a odpoveď príde o dva dni.
Platba je evidovaná pri dieťati a krúžku. Dieťa nájdete jedným vyhľadávacím poľom – naraz v krúžkoch aj táboroch, podľa mena dieťaťa, rodiča alebo telefónu – a zapíšete úhradu: sumu, dátum, spôsob.
Stav platby vidí aj vedúci, len na čítanie. Neuhradeným rodičom pošlete hromadnú výzvu z toho istého zoznamu.
Kto zaplatil a kto nie je otázka na jedno kliknutie, nie na dvojdennú komunikáciu.
„Bojím sa, kto v systéme uvidí osobné údaje detí.“
Zoznamy kolujú v exceloch po e-maile. Kto ich má, už nikto presne nevie. Externý vedúci ich dostane celé, lebo inak by nemal nič.
Vedúci vidí výhradne krúžky, kde je priradený. E-mail a telefón rodiča sú skryté aj jemu – správu odosiela cez systém. Riaditeľ, správca webu a administrátor vidia všetko, každý vo svojej roli.
Osobné údaje neputujú v exceli po e-maile a dá sa povedať, kto čo vidí.
„Pri táboroch neviem povedať, ktorý turnus je plný a kto ešte nezaplatil.“
Zoznamy na turnusy vedie každý vedúci po svojom, platby sa párujú ručne z výpisu. Otázka „máte ešte miesto na druhý turnus“ sa rieši telefonátom do kancelárie a odpoveď príde na druhý deň.
Tábory sú v portáli samostatnou časťou: turnusy s kapacitou, zoznam prihlásených detí, náhradníci, stav platby a export podkladov pre hospodárku. Na karte turnusu vidíte obsadené/kapacitu aj počet uhradených a neuhradených.
Rovnaké role a rovnaké pravidlá ako pri krúžkoch. Vedúci vidí svoj turnus, vedenie vidí všetky, kontakty na rodičov zostávajú skryté.
Na otázku o voľnom mieste aj o zaplatení viete odpovedať hneď, bez telefonátu a bez tabuľky.
„Čísla mám v počítači v kancelárii. Zriaďovateľ volá vtedy, keď tam nie som.“
Aktuálny stav prihlasovania viete v ten deň, keď si ho niekto sadne spočítať. Koľko poukazov už reálne prišlo oproti sľúbeným, sa ukazuje až na konci sezóny.
Prehľad centra sa otvorí v prehliadači mobilu: deti spolu, obsadenosť jednotlivých krúžkov a turnusov, sľúbené poukazy oproti prijatým, neuhradené platby.
Každá dlaždica sa dá rozkliknúť na menný zoznam – nielen súčet. A rovno z neho sa dá rodičom napísať.
Na otázku zriaďovateľa odpovedáte z chodby, z domu aj z porady – s číslom, ktoré platí dnes.
„Správa o výchovno-vzdelávacej činnosti mi zoberie týždeň.“
V júni sa zbierajú počty, akcie, fotky a výsledky súťaží od všetkých vedúcich naraz. Čo sa nezapísalo počas roka, sa už nedohľadá.
Pripravujeme export podkladov k správe o činnosti. Štandardne už ale platí, že krúžky, počty, oznamy, články a fotogalérie vznikajú priebežne počas celého roka – v júni sa už len vyberá.
Správa sa nepíše od nuly, len sa získané dáta použijú.
„Mesto chce zoznam detí k 15. septembru a ja ho skladám z papierových prihlášok.“
Zriaďovateľ potrebuje vedieť, ktoré konkrétne dieťa je členom – meno, dátum narodenia, trvalý pobyt – aby nefinancoval to isté dieťa dvakrát. Zoznam sa prepíše ručne do excelu z papierových prihlášok, obvykle pod tlakom termínu. Pri poukazoch to isté odznova.
Pripravujeme exporty pre zriaďovateľa. Dáta už v systéme sú – vznikajú pri prihláške. Ide o to, aby sa dali vybrať k zadanému dátumu a v takej podobe, akú žáda konkrétne mesto či kraj.
Vykazovanie prestane byť septembrová nočná práca a stane sa jedným kliknutím.
„Kolegyňa je PN a jej krúžky nemá kto prevziať.“
Nikto nevie, kto na krúžok chodí a ako oznámiť rodičom, že sa nekoná. Volá sa a píše krížom-krážom, často zo súkromných čísel.
Pripravujeme zastupovanie: vedenie pridelí kolegovi dočasný prístup ku konkrétnemu krúžku. Zástup vidí zoznam a môže informovať rodičov. Po návrate sa prístup vráti do pôvodného stavu.
Neprítomnosť jedného človeka neochromí krúžok ani komunikáciu s rodičmi.
Vyskúšajte si to sami. Bez registrácie, bez telefonátu.
Postavili sme vzorové centrum CVČ Podpolianske. Neexistuje, všetky deti, krúžky aj platby sú vymyslené. Preto tam môžete robiť čokoľvek: podať prihlášku za dieťa, prijať ju ako vedúci, označiť platbu ako hospodárka.
Do portálu vstúpite jedným klikom v roli, ktorá je vaša. Dáta sa každú noc obnovia, takže nič nepokazíte.
Otvorí sa test.cvcportal.sk v novom okne.
Ako to vidí rodič
Verejný katalóg krúžkov s filtrami podľa oblasti a prihláška, ktorú môžete naozaj odoslať aj s podpisom prstom. Príde vám PDF, presne ako rodičovi.
Ako to vidí vedúci krúžku
Svoje krúžky, prihlásené deti, prezenčka, rozvrh a oznamy rodičom. Nič iné z centra sa mu nezobrazí.
Ako to vidí riaditeľ
Prehľad celého centra: všetky krúžky, počty detí, naplnenosť, čo sa deje dnes, výkazy a PDF dokumenty.
Ako to vidí hospodárka
Platby a vzdelávacie poukazy, označenie úhrady, export podkladov do CSV.
Skladáte nejaký výkaz ručne?
Report, ktorý skladáte ručne z troch tabuliek. Číslo, ktoré zadávate na troch miestach. Ak to poznáte, napíšte nám – presne z takýchto vet robíme ďalšie funkcie.
Trvá to dve minúty a dá sa to poslať aj anonymne.
Čo má vedenie centra k dispozícii
Riaditeľský prehľadFunguje dnes
Všetky krúžky v jednej tabuľke so stavom prihlasovania, vedúcím a počtom prihlásených plus celkový súčet.
Prístup do ktoréhokoľvek krúžkuFunguje dnes
Z prehľadu sa dostanete do správy krúžku a vidíte to isté, čo vedúci.
PDF prihlášky pri žiakochFunguje dnes
Podpísaná prihláška na stiahnutie pri konkrétnom dieťati.
Role a rozsah právFunguje dnes
Vedúci, riaditeľ, správca webu, administrátor. Každý vidí presne toľko, koľko má.
Skryté kontakty rodičovFunguje dnes
E-mail a telefón rodiča sa v portáli nezobrazujú. Komunikácia ide cez systém.
Evidencia vzdelávacích poukazovFunguje dnes
Poukaz naviazaný na dieťa a krúžok, s prehľadom kto odovzdal a kto nie.
Evidencia platiebFunguje dnes
Stav platby pri dieťati, viditeľný pre hospodárku aj vedúceho v ich rozsahu.
ZastupovaniePripravujeme
Dočasný prístup kolegu ku krúžku počas neprítomnosti vedúceho.
Podklady k správe o činnostiPripravujeme
Export počtov, akcií a výstupov krúžkov za školský rok.
Tábory a turnusyFunguje dnes
Turnus s kapacitou, zoznam prihlásených detí, stav platby a podklady pre hospodárku. Prihláška na tábor beží rovnako ako prihláška na krúžok.
Podujatia a súťažeFunguje dnes
Prehľad podujatí všetkých garantov, účasť podľa škôl a súhrn za školský rok.
Ospravedlnenky pri žiakoviFunguje dnes
Elektronické ospravedlnenky s podpisom rodiča zostávajú ako dokument pri dieťati.
Exporty pre zriaďovateľaPripravujeme
Menný zoznam členov k zadanému dátumu s dátumom narodenia a trvalým pobytom, v xlsx alebo csv, vo štruktúre, akú žáda konkrétny zriaďovateľ.
Agregované počty pre výkazPripravujeme
Počty členov do 15 a nad 15 rokov, počet záujmových útvarov a zamestnancov v štruktúre výkazu Škol.
Kontrola duplicity poukazovPripravujeme
Prehľad vzdelávacích poukazov, aby sa neodovzdal ten istý poukaz na dvoch miestach.
Ceny stavíme podľa rozpočtu centra
Vieme, že rozpočet schvaľuje zriaďovateľ a že sa nedajú robiť skoky. Preto sa rozsah aj cena stavajú tak, aby sa zmestili do toho, čo máte – a ďalsie funkcie sa dajú doplniť v ďalšom roku.
Alebo rovno zavolajte
Dvadsať minút stačí na to, aby sme vedeli povedať, či vám to pomôže.
+421 910 395 333tomas@fitmedia.sk
FITmedia, s. r. o. – profesionálna správa webových sídiel z Podpoľania.
Toto by u nás pomohlo. Čo teraz?
Nemusíte nič rozhodovať. Stačí poslať odkaz svojmu riaditeľovi alebo nám dať vedieť a spojíme sa s vedením centra sami. Cenu robíme podľa rozpočtu centra.
Alebo rovno zavolajte
Ozve sa Tomáš Fecko. Pokojne aj s otázkou, ktorá sa vám zdá hlúpa.
+421 910 395 333tomas@fitmedia.sk
FITmedia, s. r. o. – profesionálna správa webových sídiel z Podpoľania.