Agenda: Komunikácia s rodičmi · Pre koho: externí a interní vedúci, hospodárka, riaditeľka
Pošta bola doteraz panel prilepený k dvom agendám – k Prehľadu centra a k Platbám a poukazom. Kto do týchto agend nechodil, nemal poriadne ako niekomu napísať, a každé iné miesto v portáli, ktoré chcelo poslať správu, sa k nej muselo doklikať cez cudziu agendu. Od tohto vydania je Pošta samostatná záložka, ktorú má každý zamestnanec centra.
Poštu má každý, líši sa len rozsah
Záložka vyzerá rovnako pre všetkých. Čo sa mení, je ponuka v poli Komu – a tá kopíruje to, za čo kto v centre zodpovedá.
- Externý vedúci píše rodičom detí zo svojich krúžkov – jednému rodičovi, jednému krúžku, vybraným krúžkom naraz alebo všetkým svojim. A napíše aj do centra: internému vedúcemu, hospodárke, riaditeľke.
- Interný vedúci má to isté a navyše Všetkým rodičom centra.
- Hospodárka má navyše filter na nezaplatený poplatok a sľúbený, ale neodovzdaný vzdelávací poukaz – upomienka ide presne tým, ktorých sa týka, a nikomu inému.
- Riaditeľka má navyše hromadné správy zamestnancom: všetkým, len interným, len externým vedúcim.
Pred odoslaním je vidieť, komu to pôjde
Hromadná správa je nepríjemná práve tým, že človek do poslednej chvíle nevie, komu presne odíde. Pod poľom Komu je preto lišta Adresáti, ktorá rovno povie počet, a dá sa rozkliknúť do zoznamu rozdeleného po krúžkoch. V ňom sa dá hľadať, odznačiť celý krúžok alebo jedno dieťa. Všetci sú označení, takže kto nechce nič meniť, nemusí urobiť nič.
Doteraz to fungovalo len vedeniu centra. Vedúcemu sa výber adresátov nikdy neotvoril – našlo sa to až pri prestťahovaní Pošty do vlastnej záložky a je to opravené.
Rodič odpovedá človeku, nie systému
Každý adresát dostane vlastný e-mail a adresy ostatných nevidí. Správa má hlavičku a pätu centra, podpíše sa menom, funkciou a telefónom toho, kto ju poslal, a odpoveď chodí priamo jemu – nie na anonymnú adresu, ktorú nikto nesleduje. Rodič s viacerými deťmi dostane jeden e-mail s riadkom „Týka sa“, nie tri rovnaké.
Odoslané a dve rozumné poistky
Pod formulárom je Odoslané – vedúci tam vidí svoje správy, vedenie celé centrum. K tomu dve poistky, ktoré nikoho nemajú brzdiť, len chrániť dobrú povesť centra:
- Desať hromadných správ na osobu a deň. Správy jednotlivým ľuďom sa nerátajú. Koľko ich dnes už bolo, vidno pod formulárom.
- História sa drží tento a jeden predchádzajúci školský rok a prílohy sa mažú spolu so správou. Staré správy a priložené súbory tak neostávajú na serveri zbytočne roky po tom, čo splnili účel.
Čo o pošte vieme a čo zo zásady nie
Sledujeme, ktoré funkcie sa naozaj používajú – koľko správ ide jednotlivým rodičom, koľko za krúžok, koľko do vnútra centra a z ktorého tlačidla sa človek do Pošty dostal. Nie preto, aby sme niečo kontrolovali, ale preto, aby portál pre zamestnancov zostal jednoduchý: čo sa nepoužíva, vieme zlučiť, zjednodušiť alebo odstrániť.
Obsah správ do žiadnej štatistiky nevstupuje. Vieme typ a počet, nie čo si kto napísal. To platí aj pre vnútornú komunikáciu centra.
Pošta je nasadená vo všetkých centrách, ktoré Portál CVČ používajú. Nájdete ju v portáli ako záložku Pošta.