Príprava krúžkov na nový školský rok jedným klikom

Agenda: Krúžky a katalóg · Pre koho: vedúci krúžkov (interní aj externí), riaditeľ centra

Príprava krúžkov na nový školský rok je v centre voľného času každý rok tá istá robota: prejsť vlaňajšiu ponuku, rozhodnúť, čo pokračuje, a všetko nanovo nahádzať do systému. Portál CVČ to od tohto vydania robí za vás – krúžky z minulého roka prenesie do nového ako koncepty a starý ročník odloží do archívu, kde ostane celý aj s deťmi a dochádzkou.

Prečo sme to riešili: v agende sa kopili krúžky, ktoré sa už nekonajú

Podnet prišiel z CVČ Banská Štiavnica. Riaditeľka zavolala, že v agende vidí desiatky krúžkov z minulého roka – zvyšky po prenose obsahu zo starého webu, ktoré sa v novom školskom roku vôbec neotvárajú. Nedali sa odložiť, iba zmazať, a mazať krúžok aj s prihláškami a dochádzkou nikto nechce.

Príčina bola v tom, že školský rok mala doteraz len prihláška, nie samotný krúžok. Výkazy, triedna kniha aj tlač prihlášok vedeli, do ktorého roka patria; krúžky sa hromadili donekonečna. Od tohto vydania má školský rok aj krúžok – a všetko ostatné z toho vyplýva.

Ako to vyzerá v portáli

Vedúci otvorí Moje krúžky a hneď nad zoznamom nájde prepínač školského roka a zelenú kartu s ponukou prenosu. Nemusí nič hľadať a nemusí čakať na riaditeľku – sprievodca je u každého vedúceho pri jeho vlastných krúžkoch.

Čo sa prenesie a čo zostane v archíve

Prenos vytvorí v novom školskom roku koncepty. Kópia si nesie názov, popis, kategóriu, celý tím vedúcich, miesto, vek, kapacitu, poplatok aj plagát. Nenesie si to, čo patrí ku konkrétnemu behu krúžku: prihlásené deti, prihlášky, dochádzku, triednu knihu, oznamy ani zrušené stretnutia. Tie ostávajú pri minuloročnom krúžku v archíve, kde sa im nič nestane.

Krúžok, ktorý sa v novom roku konať nebude, netreba riešiť dopredu. Prenesie sa všetko a nepotrebný koncept vedúci jednoducho vyhodí do koša – je bez detí, takže sa zmaže bez otázok. Zvyšné koncepty si doplní o termíny, prípadne upraví kapacitu, a odošle na schválenie. Po schválení vedením sa krúžok objaví na webe a rodičia sa naň môžu prihlasovať.

Archívne krúžky sa na verejnom webe centra nezobrazujú a prihlasovanie sa im pri prenose automaticky zatvorí. Rodič sa teda nemá ako omylom prihlásiť na krúžok spred roka. V portáli sa do archívu dostanete rozbaľovačkou Školský rok – a keď zistíte, že jeden zo starých krúžkov predsa len pokračuje, skopírujete si ho do aktuálneho roka aj samostatne, cez Správa krúžkov.

Sprievodca sa ukáže v sezóne, nie celý rok

Vedúci si krúžky pripravujú už v júni, júli a auguste, nie až v septembri. Karta so sprievodcom sa preto zobrazuje od mája do októbra. Mimo tohto okna nezavadzia – prepínač roka aj kopírovanie z archívu však fungujú celý rok. Jedinou výnimkou je vedúci, ktorý v novom roku nemá ešte ani jeden krúžok: tomu portál ponúkne prenos kedykoľvek, aby ho neminul.

Dôležité je aj to, čo portál nerobí: nič sa nearchivuje samo od seba. Žiadna nočná automatika vám cez leto neprekope agendu. Rok prepne správca v nastaveniach centra a prenos spustí vedúci kliknutím, keď je na to pripravený.

Čo z toho má centrum

• Agenda ostáva prehľadná. V zozname sú len krúžky aktuálneho školského roka, nie päť ročníkov pokope.
• Septembrová príprava je otázkou minút. Namiesto zakladania dvadsiatich krúžkov nanovo ide o jeden klik a doplnenie termínov.
• História sa nemaže. Vlaňajšie deti, dochádzka aj triedna kniha ostávajú dohľadateľné pre výkazy a kontroly.
• Rodič nevidí neaktuálnu ponuku. Katalóg na webe centra ukazuje len to, čo sa naozaj koná.

Kde to nájdete

V portáli v agende Moje krúžky (a Všetky krúžky u riaditeľa) – rozbaľovačka Školský rok a zelená karta nad zoznamom. Kopírovanie jedného krúžku z archívu je v paneli Správa krúžkov pod zoznamom.

Krok za krokom to opisujú dva návody: Krúžky a školský rok – kde sú minuloročné krúžky a Ako si pripraviť krúžky na nový školský rok.

Ďakujeme CVČ Banská Štiavnica za podnet – presne takto vznikajú funkcie, ktoré potom pomáhajú všetkým centrám. Ak vám v portáli niečo chýba alebo vás niečo zdržuje, napíšte nám to cez agendu nápadov. Každý podnet si prečítame a veľká časť z nich sa skončí presne takto: ako hotová funkcia vo všetkých centrách.