Agenda: Komunikácia · Pre koho: vedúci krúžkov (interní aj externí), riaditeľ centra, hospodárka
Hromadný e-mail rodičom je v centre voľného času každodenná vec: krúžok odpadá, mení sa čas, treba pripomenúť poplatok. Doteraz sa dal v Portáli CVČ poslať celej skupine – všetkým rodičom centra alebo všetkým rodičom jedného krúžku. Od tohto vydania si pred odoslaním zobrazíte zoznam konkrétnych detí a odškrtnete tie, ktorých rodičom správa ísť nemá.
Prečo sme to riešili: „všetkým“ je často priveľa
Podnet prišiel z CVČ Domino Zvolen. Pri správe pre všetkých rodičov chcel odosielateľ vynechať pár detí – tie, ktoré sa už odhlásili, alebo tie, s ktorými má rodič vec vybavenú osobne. Doplniť výnimku sa nedalo: buď išla správa celej skupine, alebo sa musela písať ručne jednotlivcom.
Výsledok poznáme z praxe. Buď rodičia dostanú oznam, ktorý sa ich netýka – a nabudúce ho už nečítajú – alebo vedúci sadne k mobilu a rozpíše desať samostatných e-mailov zo súkromnej adresy. Ani jedno nie je dobré: prvé znižuje dôveru v oznamy centra, druhé vynáša komunikáciu mimo systém, kde po nej neostane stopa.
Ako vyzerá výber adresátov
Postup je rovnaký pre vedúceho aj pre riaditeľa. Najprv zvolíte Komu – celé centrum, konkrétny krúžok, všetkých vedúcich alebo jedného kolegu. Potom kliknete na Upraviť výber adresátov a portál načíta zoznam detí rozdelený podľa krúžkov. Všetky sú od začiatku označené, takže bez zásahu ide správa celej skupine tak ako doteraz.
Pri každom dieťati vidíte aj meno zákonného zástupcu, takže je jasné, komu e-mail naozaj pôjde. Rodič s viacerými deťmi dostane jednu správu, nie tri. V hlavičke zoznamu je počet adresátov a prepínač označiť všetky, ktorým výber vrátite do pôvodného stavu.
Filter podľa platby: upomienka len tým, koho sa týka
Nad zoznamom je druhý filter – Iba rodičia, ktorí majú. Vyberiete nezaplatený poplatok, zaplatený poplatok alebo sľúbený, ale neodovzdaný vzdelávací poukaz a zoznam sa načíta znova, už len s tými, ktorých sa vec týka. Pripomienka platby tak nepríde rodičom, ktorí zaplatili včas – a to je presne ten typ e-mailu, ktorý inak centru kazí povesť.
Filter a ručné odškrtávanie sa dajú kombinovať: najprv zúžite skupinu podľa platby, potom z nej ešte vyberiete jednotlivé deti.
Kto komu môže písať
Zoznam adresátov rešpektuje oprávnenia, ktoré v portáli platia aj inde. Vedúci krúžku vidí len deti zo svojich krúžkov – cez zoznam sa k cudziemu krúžku nedostane. Riaditeľ a hospodárka majú v prehľade panel Pošta s celým centrom aj so zoznamom vedúcich, ktorým vedia napísať jednotlivo alebo naraz. Externý vedúci má rovnaké možnosti ako interný, ale opäť len pri svojich krúžkoch.
Adresy rodičov pritom zostávajú skryté. Každý adresát dostane vlastný e-mail, nie kópiu s dvestopäťdesiatimi adresami v riadku Komu.
Ako správa vyzerá u rodiča
E-mail príde z adresy centra, s logom alebo názvom centra v hlavičke a s pätou centra na konci. Pod textom je podpis odosielateľa s funkciou a telefónnym číslom, ktoré si vedúci uloží raz a ďalej sa dopĺňa samo. Odpoveď rodiča ide priamo na e-mail odosielateľa, nie do neznáma.
Pred odoslaním sa portál ešte spýta, koľkým ľuďom správa pôjde. Každý odoslaný oznam ostáva v histórii panela, takže sa dá spätne dohľadať, čo a kedy centrum rodičom napísalo.
Kde to nájdete
Vedúci: pri krúžku Správa všetkým rodičom alebo panel Pošta rodičom. Riaditeľ a hospodárka: panel Pošta v prehľade. Funkcia je súčasťou vydania a je zapnutá vo všetkých centrách, ktoré portál používajú – netreba nič nastavovať.
Podrobný postup krok za krokom nájdete v návode Ako poslať oznam rodičom (Pošta), celú funkciu popisujeme v prehľade Oznam jednému rodičovi alebo všetkým naraz. Podnet, z ktorého úprava vznikla, je verejne vedený ako tiket CVČ Domino Zvolen: Výber adresátov pri hromadnej pošte.
Z posledných vydaní vás môže zaujímať aj príprava krúžkov na nový školský rok jedným klikom.
Všetko, čo portál vie v agende Komunikácia s rodičmi: pozrieť podľa pohľadu · ďalšie novinky v agende